#4 Pues a ver, ahora que tengo un hueco por la tardecita voy a desarrollar. Resulta que estoy un poco incomodo en mi trabajo por más que comente las cosas no parece que vayan a mejorar sino, tal vez, empeorar, pero claro, el trabajo esta muy jodido y a ver quien encuentra otra cosa.
Pregunto lo que pregunto porque en mi empresa, que no es precisamente pequeña, pues somos exactamente 3 personas en administración, lo cual me parece una puta aberración y una tomadura de pelo. Peeeero, como los directores tienen puntualmente sus informes de mierda para medirse las pollas, pues no está siendo una tarea a tener en cuenta, y además, la persona que debe alertarlo parece que lo alerta con cierto miedo y esquiva en lugar de ir de frente con los problemas que se pueden venir cuando alguien pete, y más en la sitiuación actual que tenemos de pagos y liquidez donde se está viendo que no se puede llegar a todo.
Me gustaria detallar las funciones de cada persona para ver si lo veis normal y aconsejarme.
En primer lugar esta un auxiliar administrativo cuya función principal es entrar en portales de facturas, leer el correo a diario y recopilar todas las facturas en PDF y cambiarles el nombrecito para poder dejarlas en una carpeta para contabilidad. Esa sin duda es su función principal, pero además de esto, también se encarga de entregar talones para cajas chicas, escanear las facturas de estas cajas chicas y dejarlo todo en PDF también para contabilidad. Además de esto se encarga de facturar las ventas que tengamos (que no son muchas porque los ingresos vienen por recaudaciones, pero factura lo que tenga que facturar vamos).
Estas son las tareas principales de este primer auxiliar administrativo. Tras esto habria un contable cuyas funciones ya empiezan a dispararse un poco: contabilizar todas y cada una de las facturas que recopila el otro compañero. Hablamos nada mas y nada menos que de 7 empresas y un volumen de operaciones cercano a los 40 millones de euros. A estos dos compañeros se les exige mensualmente un informe del mes anterior con todos los gastos e ingresos para calcular el EBIDTA de cada una de las actividades de las empresas. Este informe, para que os hagais una idea, cayo este mes de marzo (con dos festivos de por medio) para el dia 8. Es decir, que tiene que estar todo abril metido en contabilidad para esa fecha y ademas montado en un informe bonito junto con un tercer compañero que hablare más tarde.
El contable, a parte de contabilizar absolutamente todas las facturas como bien saben, tiene que conciliar todos los bancos. Hablamos de 7 sociedades y no una cuenta en un banco cada una, sino que todos los bancos españoles que se os ocurran tienen cuenta corriente y poliza con cada una de las sociedades. A parte de eso, operaciones de confirming, prestamos y todo los desgloses que esto conlleva. Leasing de vehiculos, operaciones intragrupo, intereses, remesas, periodificaciones, todo lo que os podeis imaginar del apartado contable de empresas de gran tamaño que ademas estan auditadas y en los primeros 6 meses del año los auditores te estan pidiendo documentación.
Luego hay una compañera que lleva más años que el jefe en la empresa, que está a punto de jubilarse y que llaman "la de pagos". Su labor es resoplar y quejarse todo el puto dia, hacer mas horas de las de una jornada laboral para quizas justificar su presencia cuando en realidad no hace absolutamente nada y no sabe ni hacer un pool bancario o un confirming con un banco que no sea el habitual que utiliza. Los otros dos compañeros anterioes le preparan los pagos masticaditos y ella solo tiene que ponerlos en el banco, nada de plantearlos ni ver que toca ni nada. Le llega todo en bandeja de plata para darle al boton que toque y ya. A esta ni la cuento.
El tercer compañero es el jefe de administración / Financiero, que es con el que el contable monta los informes antes mencionados y que ademas su labor esta muy enfocada a tema bancario, traspasos, pool, controlar tesoreria e ir moviendo dinero de una cuenta a otra de las 45 millones de cuenta que tiene la empresa para que el contable tenga mas movimientos que contabilizar. Es un gran trabajador y un gran usuario de Excel, hace informes paralelos que le pide el jefe, ve debilidades, contesta correos y gestiona pues todo el departamento a su manera.
No hay nadie especializado en cobros, por ejemplo, Lo gestiona si toca el auxiliar porque la de pagos tiene bastante tocandose el chirri.
Yo soy el contable (con labores de gestión y coordinando otras areas para que todo vaya bien la verdad) y si la última semana de cada mes más la primera y media estamos enfocados en el dichoso informe, imaginate lo que queda para hacer el resto de cosas. Conciliar todo, preparar pagos, contestar correos, gestionar cosas, confirming y todo lo hablado.
¿Creeis que esto es normal? Porque estoy un poco hasta los cojones la verdad. No me parece ni medio normal. Además tenemos un ERP que estamos usando como programa contable y no como ERP. Es decir, nada de lo que hagan desde compras se vuelca al ERP, nada de lo que hagan desde pagos se vuelca al ERP ni se concilia, nada que hagan desde comisiones a acreedores o recaudaciones / ventas se vuelca al ERP. Estamos usando un ERP absurdamente como un programa contable normal todo a mano sin automatizar absolutamente nada.
Creo que tengo motivos para estar hasta los cojones, pero es que el jefe es especialito y parece que no valora nada de lo que hay en administración porque solo ve un informe donde aparentemente va bien su negocio.
Dato importante en la estructura es el tema de los directores, son 3 directores porque son 3 las actividades aunque las empresas sean las que dije. Y cada uno esta constantemente tirando para su casa y barriendo para ella, intentando reducir costes al maximo para llegar al EBITDA marcado por el Dios griego y super poderoso del jefe. Imaginaos entonces, la de presiones que tienen y que luego repercute en todo lo demas. Ojala uno solo velando por el bien de toda la institución.